Interne afspraken en regels voor alle leden van Hellvoc
De vereniging genaamd Hellvoc (hierna: 'de vereniging') is een fusieclub tussen Hemix vc en Schelle vc.
Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de griffie van de rechtbank van koophandel zijn neergelegd en verschenen zijn in het Staatsblad.
De club wil vanuit de verschillende bestuursorganen de jeugd uit de Rupelstreek de mogelijkheid bieden om op een sportieve en verantwoorde manier bezig te zijn met volleybal.
Beide clubs zijn al meer dan 35 jaar een gekende naam in de volleybalwereld, met heel veel ervaring op alle niveaus. Samen met honderden leden en ex-leden streven we er al jaren naar om voor iedereen een gepaste oplossing te vinden.
Wij willen iedereen de kans bieden om te volleyballen, zowel getalenteerde als minder getalenteerde sporters. Het streven van de club is erop gericht om de jeugd op een positieve manier te motiveren om aan sport te doen en hen zoveel mogelijk trainingsmogelijkheden aan te bieden.
Alle spelers en speelsters krijgen in ploegverband optimale kansen om, in functie van hun eigen mogelijkheden en ambitie, hun loopbaan op gebied van volleybal uit te werken.
Wij kiezen ervoor om de komende jaren de jeugdwerking volledig uit te bouwen.
Vanaf de leeftijd van 5 jaar biedt de club op regelmatige momenten alternatieve tornooien aan. In welke reeks men ook van start gaat: fair-play, spelplezier en -gelegenheid blijft primordiaal voor al onze jeugdploegen. Het is voor de jeugdspelers vooral belangrijk dat ze veel spelen en ervaring opdoen.
Vanaf de leeftijd van 10 jaar schrijven wij onze jeugd in voor de reguliere competitie, in het belang van de teams als landelijk, provinciaal, regionaal team of afhankelijk van de samenstelling van het team als buiten competitie.
Tot en met de leden van de scholieren jeugdploegen wordt getracht om ieder ploeglid spelgelegenheid te verschaffen tijdens wedstrijden of tornooien, op basis van een heel seizoen. Het resultaat wordt ook in het kader van fair-play volledig van ondergeschikt belang.
De in de club beschikbare middelen zullen zowel op sportief, als op pedagogisch en sociaal vlak aangewend worden om ieder spelend lid aan bod te laten komen.
De volledige werkwijze wordt beschreven in het sportieve beleidsplan Hellvoc 2011-2021.
Naast de volleybalsport willen wij als club ook een gezellige leefomgeving bieden waar onze spelers graag vertoeven. Daarom proberen we naast trainingen en wedstrijden ook andere activiteiten te organiseren zoals stages, familiale tornooien, beachvolleytornooi met ook reeksen voor jeugd vanaf D-jeugd, Zwarte Pieten die op bezoek komen, kerstfeest, zwemnamiddag met pannenkoeken, etc. Wij verwachten dat leden hun engagement naar de club tonen door zoveel als mogelijk mee te werken aan deze activiteiten.
De club verwacht dat leden vanaf de leeftijd van U17 als vrijwilliger meewerken in de cafetaria die door de club wordt uitgebaat. En van onze jeugd verwachten we dat men per ploeg (de ouders dan) enkele keren als vrijwilliger komt helpen in de cafetaria.
'Volleyballen' kan vanaf 5 jaar. Kinderen worden verdeeld volgens leeftijd, talentniveau en motivatie.
Vanaf de leeftijd Scholieren komen spelers in aanmerking voor doorstroming met extra trainingsmogelijkheden. Evaluatie van spelers gebeurt in samenspraak met de trainers, jeugdbestuur en sportieve cel.
* Voor deze leeftijdscategorie worden vanuit de club alternatieve tornooien (1 tegen 1 en 2 tegen 2) georganiseerd om de voeling met de andere clubs te stimuleren en kinderen van kleins af aan te motiveren om het spel te vervolmaken. Dit telkens volgens de basisprincipes van de alternatieve tornooien.
Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich tegenover de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur de titel van erelid verkregen hebben. Zij hebben geen verplichtingen meer tegenover de vereniging maar zij hebben echter wel alle rechten van de toegetreden leden. Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel "erevoorzitter" is verleend.
De aansluiting bij een federatie is verplicht gezien de verzekering van de leden van de vereniging loopt via de federatie. Daarnaast kan men ook niet deelnemen aan competities van een federatie als men geen lid is van die federatie.
De vereniging kan leden alleen met hun toestemming aansluiten bij een sportfederatie. Leden worden aangesloten bij de sportfederatie(s) waar ze in competitie(s) actief willen zijn. Leden die niet actief willen zijn in een competitie (dus enkel trainen) worden bij de Vlaamse Volleybal Bond aangesloten zodat ze verzekerd zijn.
Door lid te worden van een sportfederatie via Hellvoc, wordt je automatisch ook lid van Hellvoc. Dit betekent ook dat om geen lid meer te zijn van Hellvoc, je het lidmaatschap bij de federaties waarbij je aangesloten bent als Hellvoc lid moet opzeggen. Besef dat zolang je lid bent bij een federatie als Hellvoc lid, je automatisch lid blijft van Hellvoc en je de verplichtingen tegenover de vereniging zoals bv toepassen van de reglementen en betaling van het lidgeld, moet nakomen. Het opzeggen van het lidmaatschap bij de federaties kan meestal maar in bepaalde periodes waardoor het lidmaatschap bij Hellvoc niet op gelijk welk moment kan stoppen.
Het opzeggen van het lidmaatschap bij een federatie is de verantwoordelijkheid van het lid zelf ook wanneer de vereniging zelf in de mogelijkheid is om het lidmaatschap van het lid bij de federatie op te zeggen.
In de derde week dat een kandidaat lid komt proberen, moet het kandidaat lid beslissen of de aansluiting bij een federatie effectief doorgaat of niet. Dit gebeurt door het al of niet afgeven van de aansluitingsfiche voor die federatie en het betalen van het lidgeld.
Het clubsecretariaat zal de aansluiting van het kandidaat lid bij de federatie pas volledig in orde maken als het lidgeld effectief betaald is. Als een kandidaat lid beslist om niet bij een federatie aan te sluiten of de betaling van het lidgeld niet uitvoert zoals afgesproken, zal aan het kandidaat lid gevraagd worden om niet meer deel te nemen aan de trainingen. Na 1 maand vervalt ook de voorlopige verzekering voor het kandidaat lid.
Het bestuur van de vereniging heeft het recht om de aansluiting van een kandidaat lid bij een federatie en bij de vereniging te weigeren.
De vereniging heeft het recht om zelf het lidmaatschap van een lid van de vereniging bij een sportfederatie op te zeggen in de daarvoor door de federatie voorziene periode(s) zonder dat het lid daarvoor toestemming moet geven.
Als regel moet elk lid van de vereniging lidgeld betalen, ongeacht de taken of de verdiensten die een lid binnen de vereniging zou uitvoeren of hebben. Het bestuur kan uitzonderingen op het betalen van het lidgeld goedkeuren.
Wanneer het lidgeld van een al bij een sportfederatie aangesloten lid niet betaald is voor 1 september dan wordt de spelerskaart van het lid uitgemaakt door de sportfederatie en geldig voor het lopende seizoen door het bestuur niet ter beschikking gesteld. Het lid wordt dan een "niet actief lid". Het lid kan dan niet meer deelnemen aan wedstrijden. Wanneer het lid toch nog deelneemt aan wedstrijden dan zullen de boetes en sancties die zullen volgen omwille van de deelname door het lid ten laste zijn van dit lid.
Alle leden zijn verzekerd via de sportfederatie(s) waarbij leden via de vereniging aangesloten zijn. Daarnaast heeft de vereniging een extra verzekering tegen sportongevallen en ook een permanente BA-verzekering en een BA-verzekering "evenementen" voor alle evenementen die de vereniging organiseert.
Vanaf de leeftijd van 15 jaar moeten de leden van Hellvoc gedurende het seizoen in ploegverband 1 tot 2 keer 4 uur in de cafetaria van de vereniging komen tappen of keukenwerk (afruimen, afwas, enz.) komen doen (=tap/werkdienst). Van de ouders van jeugdleden onder de 15 jaar wordt verwacht dat zij ook meewerken aan deze tap/werkdiensten.
Het normale jaarlijkse lidgeld is het bedrag hieronder in de tabel vermeld onder "Normaal lidgeld".
Omdat de vereniging begin mei de ploegen waarmee de competitie van het volgende seizoen zal gespeeld worden, moet opgeven aan de sportfederaties, is het belangrijk voor de vereniging om te weten wie nog actief wil zijn binnen de vereniging en wie niet. Daarom wordt aan de leden die hun engagement naar de vereniging toe bevestigen door hun lidgeld te betalen voor "de lidgeldbetaaldag" (LGD) een korting op het lidgeld gegeven. Het te betalen lidgeld met korting is vermeld onder "Lidgeld met korting bij betaling vóór LGD".
Normaal is "de lidgeldbetaaldag" = "LDG" eind april of begin mei zodat we tijdig weten met welke leden we ploegen kunnen vormen en in competitie gaan.
Door de betaling van het juiste lidgeldbedrag wordt het lidmaatschap bij de federaties waarbij men als Hellvoc lid aangesloten is automatisch met 1 seizoen verlengd en op die manier is men ook 1 jaar langer lid van de vereniging. In de andere gevallen wordt men een "niet actief lid" van de vereniging totdat men zelf de aansluitingen bij de sportfederaties, waarbij men door de vereniging was aangesloten, opzegt. Daarna pas kan het lidmaatschap bij de vereniging vervallen. Om de aansluiting bij een sportfederatie op te zeggen zijn er regels die men als lid zelf moet volgen en data die men moet respecteren. Hou hier rekening mee als men niet langer lid wenst te blijven van de vereniging.
Betalen van het lidgeld kan enkel via overschrijving op het rekeningnummer van Hellvoc dat jaarlijks zal medegedeeld worden en met de vermelding van 'Lidgeld voor seizoen xxxx-yyyy′ en de 'naam en voornaam van de perso(o)n(en)' waarvoor het lidgeld wordt betaald. (xxxx-yyyy bv = 2018-2019)
IBAN BE02 9795 5443 6140
BIC ARSPBE22
Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten:
De clubkleuren zijn blauw en geel.
De voorzitter, ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester zijn de verplichte leden van de raad van bestuur (min. 4). De raad van bestuur neemt alle beslissingen die niet door een gewone vergadering van het dagelijks bestuur kunnen worden genomen. De raad van bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende dagelijkse bestuursvergadering mede.
De RvB leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten de club. Hij is bevoegd voor alle aangelegenheden, met uitzondering van deze die door de wet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn voorbehouden. De raad kan zelfs daden van beschikking stellen met begrip van o.a. het vervreemden, zelfs om niet, verrichtingen uitvoeren van alle roerende en onroerende goederen, het hypothekeren, het lenen en uitlenen, alle handels- en bankverrichtingen, opheffen van hypotheken, enz.
Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en minstens 4 bestuursleden, die allen meerderjarig moeten zijn. Zij worden door de RvB aangesteld.
Onder het dagelijks bestuur valt, onverminderd het bepaalde in de statuten, op een andere plaats vermeld in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen:
Het dagelijks bestuur vergadert minste éénmaal per MAAND volgens een vooraf vastgestelde rooster, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of minstens 3 leden van het bestuur dit wensen.
Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.
Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.
Ploegafgevaardigden mogen tevens aanwezig zijn op de vergaderingen.
Maakt de jaarlijkse begroting op.
Sportieve cel
De sportieve cel wordt geleid door de Coördinator sportieve cel.
De sportieve cel bestaat uit een technische cel en een ondersteunende cel.
De Raad van Bestuur heeft een adviserende rol binnen de Sportieve Cel.
De club heeft een degelijk uitgebouwd jeugdbestuur dat bestaat uit de trainers van alle jeugdploegen en waarin ook ouders een zitje hebben. In een vergadering om de 2 maanden worden hierin de meest algemene dingen besproken en wordt er een verslag overgemaakt aan het dagelijks bestuur.
De verantwoordelijke sportieve cel is voorzitter van deze vergadering.
De algemene vergadering stelt de Raad van Bestuur aan. De RvB stelt het Dagelijkse Bestuur aan. (Algemene bestuursverkiezingen: zie statuten).
Alleen de Raad van Bestuur is bevoegd om gemaakte onkosten te vergoeden aan de leden.
Door de veranderingen in de wetgeving van vzw 's gaan leden die een taak uitoefenen als trainer of medewerker van een evenement of van de cafetaria een "vrijwilligersovereenkomst" en/of een "document houdende de informatieplicht" moeten ondertekenen waarin vermeld staat of ze al dan niet willen dat hun onkosten vergoed worden.
Alle vrijwilligers kunnen hierdoor niet burgerlijk aansprakelijk worden gesteld voor schade die hij/zij veroorzaakt bij het vrijwilligerswerk tenzij in geval van bedrog, zware fout of als het om schade gaat die hij/zij zichzelf toebrengt. Tevens zijn de vrijwilligers hierdoor beter verzekerd.
Indien er een onkostenvergoeding wordt betaald (trainers…) moet hij/zij een verklaring op eer tekenen m.b.t. tot deze onkostenvergoeding die nooit meer kan zijn dan het wettelijk bepaald bedrag per jaar dat als onkostenvergoeding aan de vrijwilligers mag betaald worden. Er kan worden gekozen tussen een reële of forfaitaire onkostenvergoeding al naargelang de situatie.
Federaties geven boetes en rekenen kosten aan om allerlei redenen zoals laattijdige aanvraag voor het verplaatsen van een wedstrijd, niet correct invullen van een wedstrijdblad, ontbrekende spelerskaart, onsportief gedrag met sancties en kosten als gevolg, enz. Lijsten van boetes en financiële kosten ten gevolge van een tuchtprocedure kunnen terug gevonden worden in de reglementen van de federaties. Heel vaak zijn deze boeten en onkosten het gevolg van het gedrag van één individu of van één ploeg. In zo een geval kan de boete aan de persoon verantwoordelijk voor de boete worden doorgerekend.
Trainers hebben hier een bijzondere taak.
De trainer is verantwoordelijk voor alle boetes die te maken hebben met de wedstrijden van zijn ploeg. Dat zijn zaken zoals: juist en tijdig invullen wedstrijdblad, spelerskaarten beschikbaar hebben ook van personen die uitzonderlijk worden gevraagd om mee te doen met de ploeg, laattijdig vragen om een match te verplaatsen, ….
Boetes voor trainers zullen via de vergoeding die de trainer krijgt verrekend worden. Alleen de Raad van Bestuur is bevoegd om aan leden een boete op te leggen en het is dan ook de Raad van Bestuur die beslist of boetes van de federaties aan de leden worden doorgerekend.
Pestgedrag hoort niet thuis in onze club.
Hieronder valt ook het misbruiken van sociale media door over andere mensen ongepaste opmerkingen of foto's op de sociale media te zetten. Dit wordt binnen Hellvoc niet getolereerd.
Pestgedrag zal na onderzoek door de beheerraad ernstig gesanctioneerd worden (tijdelijke of volledige schorsing binnen de ploeg en/of club, doorgeven van misbruiken aan de gerechtelijke instanties zodat die verdere acties kunnen nemen)
Ieder van de leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging of gemeente aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
De vereniging draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.
Het clubboekje verschijnt in het begin van het seizoen, elke week verschijnt er tevens een nieuwsbrief die per email verstuurd wordt en die U kunt bekijken op onze website www.hellvoc.be. De club stelt alles in het werk om zoveel mogelijk documenten en informatie via de site ter beschikking te stellen van de leden.
U kunt tevens wedstrijdverslagen doorsturen naar het e-mailadres secretariaat@hellvoc.be die dan op de website gepubliceerd worden.
De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het algemeen belang van de vereniging niet schaden. De verantwoordelijke voor de communicatie binnen de club is verantwoordelijk voor het samenstellen, verschijnen en verspreiden van alle artikelen.
Tevens vindt u de belangrijkste clubinformatie op het infobord aan de ingang van de sporthallen, facebook, Twitter ea. Tevens zijn er private groepen op facebook en whatsapp van trainers en ploegen onderling om betere afspraken te maken.
Indien u vragen zou hebben dan kunt u deze sturen naar secretariaat@hellvoc.be, van hieruit zullen dan alle vragen naar het juiste bestuurslid gestuurd worden.
Het Dagelijks Bestuur legt de regels op m.b.t. de sponsoring. Wij vragen aan alle leden om sponsors te zoeken voor de club, zowel kleine als grote sponsoren.
De club heeft verschillende mogelijkheden gaande van reclame advertenties in het clubblad, website of beachtornooi, sponsoring van de wedstrijdbal tot reclamepanelen in de sporthal, shirtsponsoring, hoofdsponsor, enz. De overeenkomst voor de sponsoring van reclameborden en shirtsponsoring wordt steeds voor 3 jaar aangegaan.
Indien een lid een sponsor aanbrengt van meer dan 1000€ dan hoeft deze speler geen lidgeld te betalen gedurende het eerste jaar van de sponsoring.
Voor meer informatie kan u de verantwoordelijke voor de sponsoring binnen het bestuur contacteren.
De club zal vanaf 1 mei 2014 de cafetaria van de sporthal van Hemiksem uitbaten.
Dit moet ons in staat stellen om financieel sterker te staan en minder afhankelijk van eenmalige activiteiten.
Het doel is dat de netto-inkomsten uit de cafetaria volledig naar de werking van de club gaan, cq. jeugdwerking.
De uitbating van de cafetaria zal gedaan worden door een aantal vaste vrijwilligers en door vrijwilligers namelijk de leden en de ouders van jeugdleden van Hellvoc. Ook niet leden van Hellvoc kunnen hieraan als vrijwilliger deelnemen nadat ze door het bestuur hiervoor aanvaard zijn.
De club heeft een aantal verantwoordelijken aangeduid, waaronder de vaste mensen, die de leiding hebben over de cafetaria gedurende de tap/werkdiensten van de vrijwilligers.
De tap/werkdiensten op basis van vrijwilligers zijn voorzien op vrijdagavond, zaterdag en zondag.
Tap/werkdiensten zijn onbezoldigd.
Vanaf de leeftijd van U17(16 jaar) wordt van de leden van Hellvoc verwacht dat ze gedurende het seizoen in ploegverband 1 tot 2 keer 4 uur komen tappen of keukenwerk, onder 16 jaar wordt ook verwacht dat zij meewerken aan deze tap/werkdiensten.
Indien iemand door omstandigheden op het laatste moment niet kan aanwezig zijn op zijn tapdienst, dan zoekt deze persoon in eerste instantie binnen zijn ploeg een vervanger en informeert hij/zij ook onmiddellijk de cafetaria.
Er zal per seizoen een tap/werklijst voor de ploegen opgemaakt worden. De leden van de ploegen zullen geïnformeerd worden voor welke tap/werkdienst hun ploeg gepland is. Binnen de ploeg moet dan bepaald worden welke leden van de ploeg welke tap/werkdienst op zich zullen nemen. We verwachten dat de ploegen deze indelingen doorgeven aan de verantwoordelijke voor de tap/werkdienst zodat de leden door deze verantwoordelijke nog eens kunnen geïnformeerd worden als het zo ver is en zodat er in de cafetaria wekelijks lijsten beschikbaar zijn en opgehangen worden van wie er verwacht wordt voor de tap/werkdienst.
Het opstellen van de taplijsten kan pas gedaan worden als we de competitie en beker kalenders kennen.
Alle leden worden ingeschreven in het vrijwilligers register van Hellvoc.
Niet leden vullen op de dag dat ze tappen een apart formulier in, hierin is vermeld dat men vrijwilliger is en onbezoldigd werkt.
Waarom willen we werken met vrijwilligers: het uitvoeren van 2 * 4 uur tap/werkdienst heeft voor de club een waarde van 100€. Het is 100€ die we niet moeten uitgeven aan iemand die in de cafetaria tegen betaling wil werken. Door deze uitgaven niet te doen en dat kan alleen als de leden hun tap/werkdiensten zullen uitvoeren, zal de cafetaria een meerwaarde hebben voor de club die dan in betere opleiding, betere materialen enz kan gebruikt worden.
Hellvoc respecteert en beschermt de privacy van leden en bezoekers op zijn website.
Voor een detail van welke gegevens we bijhouden van welke personen en met welk doeleinde, lees onze Privacy Policy.
Het huishoudelijk reglement kan enkel gewijzigd worden door de Raad van Bestuur.
Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging de dato 23 april 2018.
Namens het bestuur van de vereniging.
De voorzitter:
Christophe Demeulemeester
De secretaris:
Rudi Cauwenberghs